Register över behandling

BEHANDLING AV KUNDERNAS OCH INTRESSENTERNAS PERSONUPPGIFTER INOM RETTA ISÄNNÖINTI

Retta Services Oy tillhandahåller förvaltningstjänster till bostadsföretag som är deras kundföretag med Retta Isännöinti Assistans företagsnamn. Detta dokument hänvisar till tjänsteleverantören som Retta Isännöinti. 

Retta Isännöinti verksamhet kräver att den samlar in viss personlig information om sina kunder och intressenter. I detta fall agerar Retta Isännöinti som personuppgiftsansvarig i den mening som avses i dataskyddslagstiftningen. Syftet med detta dokument är att informera registrerade om behandlingen av deras personuppgifter.

När det gäller de värdtjänster som det tillhandahåller är Retta Isännöinti personuppgiftsbehandlare. Retta Isännöinti är även personuppgiftsbehandlare för den kundservice som den tillhandahåller sina kunder på basis av ett hostingavtal. 1

1  Registrator är i detta fall det aktuella bostadsföretaget, vars fastighetstjänster tillhandahålls av Retta Isännöinti i enlighet med avtal mellan parterna. Förfrågningar om dataskydd och förfrågningar från registrerade ska alltid ställas till den personuppgiftsansvarige. I fråga om ett bostadsföretags, fastighetsbolags eller hyresvärds personuppgiftsregister ska alltså förfrågningar ställas till vederbörande personuppgiftsansvarig. Kundtjänst av Retta Isännöinti sköts av ett centraliserat kundservicecenter. Kundtjänstsystemet registrerar alla inkommande kontakter till centret, såsom mejl och telefonsamtal. Den information som ska sparas är datum och tid för kontakten, kundens namn, telefonnummer och e-postadress. Systemet lagrar innehållet i e-postmeddelanden samt inspelningar av telefonsamtal. Syftet med uppgifterna är att hantera kundservice utifrån kundrelationer och att verifiera innehållet i samtal. Behandlingen av de personuppgifter som beskrivs ovan baseras på hanteringen av avtalsförhållandet. Uppgifterna som lagras i kundtjänstsystemet lagras i 180 dagar. Men efter noggrant övervägande från fall till fall kan uppgifter bevaras ännu längre när det finns en godtagbar grund för att göra det.

KUNDREGISTER

PERSONUPPGIFTSANSVARIG: Retta Services Oy, Retta Isännöinti (FO-nummer 0871684-7)

GRUND FÖR OCH SYFTE MED BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER

Grunden för behandlingen av personuppgifter är ett avtal mellan kunden och den registeransvarige eller att uppfylla lagstadgade skyldigheter (till exempel bokföringslagen eller penningtvättslagen) samt tillhandahålla och underhålla tjänsterna OmaRetta.

Dessutom kan den registeransvarige samla in uppgifter om potentiella kunder för försäljnings- och marknadsföringsändamål. Uppgifterna kan användas för direktmarknadsföring, kundenkäter och andra motsvarande marknadsföringsåtgärder. Grunden för behandling är då Retta Isännöintis berättigade intresse eller den registrerades samtycke.

Vi behandlar kundfeedback och reklamationer för att utveckla tjänsten, förbättra kundnöjdheten och vara beredda på eventuella rättsliga åtgärder.

REGISTRETS DATAINNEHÅLL

Vi samlar in bland annat följande uppgifter om de registrerade: personens namn, ställning, företag/organisation, kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, adress), IP-adress. Dessutom innehåller registret eventuella kundreklamationer inklusive de personuppgifter som ingår i dessa.

I kundregistret sparas även användarprofiler till personer som registrerat sig i tjänsterna OmaRetta. En användarprofil kan innehålla personens namn, telefonnummer, adress, e-postadress, IP-adress, personbeteckning, kontonummer, eventuella profilbild och bostads- eller fastighetsaktiebolagets namn och lägenhetens nummer. Dessutom innehåller tjänsten alla andra uppgifter som användaren har lämnat eller lagt till. Separata användarvillkor har tagits fram för tjänsterna OmaRetta. I dessa redogörs bland annat diverse uppgifter som samlas in i syfte att utveckla tjänsterna.

Dessutom innehåller registret andra uppgifter som har samlats in i samband med kundtjänstsituationer och reklamationer. Även tidpunkter för och inspelningar av samtal samt e-postdiskussioner som inkommer till kundtjänsten sparas i kundregistret.

Retta Isännöinti bedriver även småskalig bostadsuthyrning. Vid bostadsuthyrning kan dessutom nedanstående personuppgifter samlas in.

Födelsedatum, personbeteckning, tidigare adress, uppgift om huruvida den registrerade är en person i politiskt utsatt ställning (s.k. politically exposed person, PEP), identifierare om eller kopia av den handling som använts för autentisering av identiteten, uppgift om huruvida den registrerade har omyndigförklarats eller förordnats en intressebevakare, uppgifter om förmedlingsobjektet, yrke, anställningens varaktighet, hushållstyp, inkomstuppgifter, övriga uppgifter som ingår i ansökan om hyresbostad, kreditupplysningar, uppgifter som ingår i hyresavtalet samt övriga eventuella uppgifter som kunden har lämnat och som behövs för att utföra förmedlingsuppdraget.

REGELMÄSSIGA INFORMATIONSKÄLLOR

Personuppgifter inhämtas i regel från den registrerade själv. Uppgifter kan även inhämtas från myndighetskällor, till exempel handelsregistret. Uppgifter om företagskunders kontaktpersoner inhämtas dessutom från offentliga källor, till exempel företagets webbplats eller Suomen Asiakastieto Oy.

REGELMÄSSIGT UTLÄMNANDE AV UPPGIFTER

Personuppgifter kan lämnas ut inom koncernen Retta Group.

Personuppgifter kan även lämnas ut till en inkassobyrå för indrivning av fordringar. Dessutom kan uppgifter lämnas ut till myndigheter på begäran. Även framställan eller försvar av rättsliga anspråk kan förutsätta utlämnande av personuppgifter till ett exempelvis försäkringsbolag eller ett juridiskt ombud.
Uppgifter ur förmedlingsuppdragsregister kan även lämnas ut till tillsynsmyndigheten (Regionförvaltningsverket) eller andra myndigheter (t.ex. anmälan om val av boende som ska skickas till ARA) på det sätt som krävs i lagstiftningen. Skötsel av förmedlingsuppdrag förutsätter också att uppgifter lämnas ut till motparten i uppdraget.

Uppgifter lämnas i regel inte ut utanför EU eller EES.

FÖRVARINGSTID

Uppgifternas förvaringstid och -kriterier varierar beroende på personuppgifter och syfte med behandlingen av en viss personuppgift. Personuppgifter som har samlats in under avtalsvillkor förvaras i regel under avtalsförhållandet och efter att det upphört så länge det är nödvändigt för eventuella rättsliga åtgärder. Personuppgifter som har samlats in för att tillhandahålla tjänsten förvaras medan användaren använder tjänsten. Personuppgifter som har samlats in på grund av lagstadgade skyldigheter förvaras så länge som det krävs eller är möjligt enligt lagen.

Kontaktuppgifter till potentiella kunder förvaras så länge som personen i fråga enligt våra uppgifter befinner sig i den position på grund av vilken han eller hon har införts i registret eller så länge som de aktuella uppgifterna utnyttjas för kundkommunikation och marknadsföring. Givna anbud inklusive personuppgifterna i dessa förvaras så länge som det är nödvändigt för anbudsprocessen.

Enligt lagstiftningen för uppgifter som behövs för att identifiera kunden ska personuppgifter som ingår i förmedlingsuppdragsregister förvaras i fem år från det att uppdraget har upphört. Därefter förvaras uppgifterna så länge det är nödvändigt för eventuella rättsliga åtgärder.

Kundfeedback och reklamationer förvaras tills den aktuella feedbacken eller reklamationen har behandlats eller så länge det är nödvändigt för eventuella rättsliga åtgärder. Inspelningar av inkommande kundtjänstsamtal förvaras under 180 dagar och efter att det så länge det är nödvändigt för eventuella rättsliga åtgärder.

DATASKYDDSPRINCIPER

Personuppgifter skyddas genom lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder. Pappersmaterial förvaras i ett låst utrymme och åtkomsten är begränsad till personer som har rätt att behandla uppgifterna. Elektroniskt material skyddas genom tekniska åtgärder, och åtkomsträttigheter till systemen beviljas endast de personer för vilka det är nödvändigt med hänsyn till deras arbete eller uppgifter. Den registeransvariges personal har tystnadsplikt och personalen utbildas och handleds i lagenlig behandling av personuppgifter och kunskaperna underhålls regelbundet.

Även av koncernen Retta Groups eventuella externa personuppgiftsbiträden förutsätts lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder samt åtagande om tystnadsplikt.

DEN REGISTRERADES RÄTTIGHETER

Den registrerade har rätt att få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne behandlas av den personuppgiftsansvarige. Om uppgifter behandlas har den registrerade rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas. Den registrerade har rätt att få ofullständiga, felaktiga eller föråldrade personuppgifter som rör honom eller henne rättade.

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke eller avtalsförhållande, har den registrerade rätt att få ut de personuppgifter som rör honom eller henne och som han eller hon har tillhandahållit den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Denna rätt gäller endast om behandlingen av personuppgifter sker automatiserat.

Den registrerade har rätt att under vissa omständigheter kräva begränsning av behandlingen av personuppgifter. Denna rätt gäller till exempel i en situation där den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet eller att behandlingen är laglig. Då begränsas behandlingen under den tid som behövs för att kontrollera att uppgifterna är korrekta och behandlingen laglig.

Den registrerade har rätt att få sina personuppgifter raderade. Denna rättighet är relevant endast om personuppgifterna inte längre behövs för de ändamål för vilka de samlats in, det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen och uppgifterna inte behöver förvaras enligt lag. Uppgifter kan med andra ord inte raderas så länge det finns en rättslig grund för förvaring av dem.

Om behandlingen av personuppgifter grundar sig enbart på den registrerades samtycke har den registrerade rätt att när som helst återkalla sitt samtycke. Den registrerade har dessutom rätt att invända mot behandling av personuppgifter som avser honom eller henne, om behandlingen grundar sig på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

Den registrerade har också rätt att lämna in klagomål till dataombudsmannen (www.tietosuoja.fi), om den personuppgiftsansvarige inte uppfyller sina skyldigheter som personuppgiftsansvarig eller i övrigt inte iakttar den tillämpliga dataskyddslagstiftningen.

Dessutom har den registrerade rätt att motsätta sig behandling av uppgifter som rör honom eller henne och rätt att få information om dataskyddsincidenter som berör den registrerades personuppgifter.

Vid frågor gällande behandling av personuppgifter och de registrerades rättigheter ber vi dig ta kontakt per e-post.